Datenschutzhinweise zu Microsoft Teams

Datenschutzhinweise nach Art. 13 ff. DSGVO

1. Verantwortlicher

Für die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in Zusammenhang mit der Nutzung von Microsoft Teams (nachfolgend „Teams“) ist die Books on Demand GmbH, Tel.: +49 (0)40 – 53 43 35-0, datenschutz@bod.ch verantwortlich.

Hinweise: Sofern Sie die Webseite von „Teams“ aufrufen, ist Microsoft Corporation als Anbieter von „Teams“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Webseite ist für die Nutzung von „Teams“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Teams“ herunterzuladen. Sofern Sie die „Teams“-Software (App) nicht nutzen wollen oder können, können Sie „Teams“ auch über Ihren Browser nutzen. Der Dienst wird dann insoweit auch über die Webseite von Microsoft Corporation erbracht.

2. Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Zum Zweck der Planung, Organisation und Durchführung von digitalen Meetingformaten werden von uns personenbezogene Daten von Ihnen für die Organisation vor dem Meeting verarbeitet. Rechtsgrundlage dafür ist das berechtigte Interesse gemäss Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO an der ordnungsgemässen Planung und Durchführung des digitalen Meetings. Die Einwahl erfolgt über firmeninterne als auch externe (private) internetfähige Endgeräte.

Zur Durchführung von Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und Webinaren (nachfolgend: „Online-Meetings“) nutzen wir das Tool „Teams“ des US-Anbieters Microsoft Corporation.

Je nach Art und Umfang der Nutzung von „Teams“ werden verschiedene Arten von Daten erhoben bzw. verarbeitet. Hierzu gehören insbesondere:

Angaben zu Ihrer Person (z. B. Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Profilbild),
Meeting-Metadaten (z. B. Datum, Uhrzeit und Dauer der Kommunikation, Name des Meetings, Teilnehmer-IP-Adresse),
Text-, Audio- und Videodaten (z. B. Chatverläufe, Video- und Audiowiedergaben),
Verbindungsdaten (z. B. Rufnummern, Ländernamen, Start- und Endzeiten, IP-Adressen).

Als Mitarbeiter der steht Ihnen ein Benutzerkonto zur Verfügung, mit dem Sie als „Benutzer“ bzw. „Gast-geber“ Online-Meetings veranstalten und abhalten können. Für die Erstellung Ihres Benutzerkontos bzw. zur Planung und Durchführung eines Online-Meetings werden folgende Daten von Ihnen erhoben bzw. verarbeitet: Name, Benutzername, E-Mail oder Telefonnummer, Passwort (wenn kein Single-Sign-On verwendet wird).

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 88 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG, sofern und soweit die Durchführung von Online-Meetings für die Zwecke der Erfüllung des Arbeitsvertrags bzw. des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.

Nehmen Sie als Gast an einem Online-Meeting teil, erhalten Sie vom Gastgeber einen Zugangslink per EMail. Bei der Anmeldung zum Online-Meeting müssen Sie sodann Ihren Namen und ggf. Ihre E-Mail-Adresse angeben. Als Teilnehmer können Sie an Meetings direkt über den Browser teil-nehmen, ohne die Teams-App zu installieren. Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Teilnahme am Online-Meeting zur Erfüllung eines mit Ihnen geschlossenen Vertrags erforderlich ist. Entsprechendes gilt, wenn die Durchführung des Online-Meetings zur Durchführung vorvertraglicher Massnahmen erforderlich ist, die auf Ihre Anfrage erfolgen.

Daneben erhebt das Tool Benutzerdaten, die für die Bereitstellung sowie technische und betriebliche Unterstützung und Verbesserungen der zur Verfügung gestellten Dienste erforderlich sind. Hierzu gehören insbesondere technische Daten zu Ihren Geräten, Ihrem Netzwerk und Ihrer Internetverbindung, wie z.B. IP-Adresse, MAC-Adresse, andere Geräte-IDs (UDID), Gerätetyp, Betriebssystemtyp und -version, Client-Version, Kameratyp, Mikrofon oder Lautsprecher, Art der Verbindung).

Die Bereitstellung der vorgenannten Daten ist zur Anmeldung und Teilnahme an dem Meeting erforderlich. Ohne Bereitstellung ist eine Teilnahme nicht möglich.

Weitere Angaben zu Ihrer Person können Sie machen, müssen Sie aber nicht. Zudem steht es Ihnen frei, während des Online-Meetings die Chat-, zu nutzen. Auch Ihre Kamera und Ihr Mikrofon können Sie selbst ein-, ab bzw. stumm zuschalten.

Wenn Sie die Chat-, nutzen, werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen. Wenn Sie Ihre Kamera oder Ihr Mikrofon einschalten, werden für die Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet.

Beachten Sie bitte, dass sämtliche Informationen, die Sie oder andere während eines Online-Meetings hochladen, bereitstellen oder erstellen, zumindest für die Dauer des Meetings verarbeitet werden. Hierzu gehören insbesondere Chat-/ Sofortnachrichten, Dateien, Whiteboards und andere Informationen, die während der Nutzung des Dienstes geteilt werden.

Sofern die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Nutzung von „Teams“ weder für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses noch zur Erfüllung eines mit Ihnen geschlossenen Vertrags bzw. zur Durchführung vorvertraglicher Massnahmen erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Daten von Ansprechpartnern für ein Unternehmen oder eine Organisation verarbeiten wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Als Ansprechpartner können Sie dieser Verarbeitung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft gem. Art. 21 DSGVO widersprechen.

Weitere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten bei Nutzung von „Teams“ finden Sie unter: privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement und https://news.microsoft.com/de-de/datenschutz-und-sicherheit-in-microsoft-teams-nutzer/

Pflicht zur Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten: Sie sind weder vertraglich noch gesetzlich dazu verpflichtet, Ihre Daten bereitzustellen. Stellen Sie Ihre Daten nicht bereit, können wir jedoch nicht mit Ihnen in Kontakt treten.

3. Empfänger Ihrer Daten

Wir übermitteln Ihre Daten grundsätzlich nicht an Dritte. Eine Weitergabe erfolgt nur, sofern die Daten gerade zur Weitergabe bestimmt sind, Sie vorher ausdrücklich in die Übermittlung eingewilligt haben oder wir aufgrund gesetzlicher Vorschriften hierzu verpflichtet bzw. berechtigt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Bei der Verarbeitung Ihrer Daten unterstützen uns die Microsoft Ireland Operations Ltd und die Microsoft Corporation als Dienstleister und Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO streng weisungsgebunden. Hierbei kann nicht ausgeschlossen werden, dass Ihre Daten auch in Drittländern ausserhalb der EU bzw. des EWR verarbeitet werden. Im Hinblick auf diese Datentransfers ist ein angemessenes Datenschutzniveau durch den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission für die USA (EU-U.S. Data Privacy Framework) gemäss Art. 45 DSGVO gewährleistet. Ferner bestehen auch EU-Standardvertragsklauseln.

4. Löschung Ihrer Daten

Wir verarbeiten Ihre Daten grundsätzlich nur solange, wie sie für die Zwecke, für die sie erhoben worden sind, erforderlich sind. Danach werden Ihre Daten gelöscht, es sei denn die Verarbeitung bzw. Speicherung Ihrer Daten ist zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

Im Übrigen gelten folgende Speicher- bzw. Löschfristen:

Alle Benutzerkontodaten werden grundsätzlich nach Beendigung der Bereitstellung des Dienstes gelöscht.
Die Daten werden kurzfristig auf den Servern von Microsoft zwischengespeichert, um einen reibungslosen Stream zu garantieren.
Medien, die zwischen Teilnehmern in einem „Meeting-Raum“ gesendet werden, werden nicht gespeichert.
Audio- und Videoinhalte werden im Stream verarbeitet und nicht gespeichert.
Chat-Nachrichten werden nicht dauerhaft gespeichert.
Darüber hinaus speichern wir dauerhaft keine Daten von Ihnen.

5. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben gemäss Art. 15 DSGVO das Recht auf Auskunft seitens des Verantwortlichen über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung unrichtiger Daten gemäss Art. 16 DSGVO oder auf Löschung, sofern einer der in Art. 17 DSGVO genannten Gründe vorliegt, z.B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden. Sie haben zudem das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, wenn eine der in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen vorliegt und in den Fällen des Art. 20 DSGVO das Recht auf Datenübertragbarkeit. In Fällen, in denen wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Rechtsgrundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, haben Sie zudem das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen nachweisbar zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die gegenüber Ihren Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Sie haben zudem das Recht hat auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstösst. Das Beschwerderecht kann insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat des Aufenthaltsorts der betroffenen Person oder des Orts des mutmasslichen Verstosses geltend gemacht werden.

6. Unsere Datenschutzbeauftragte

Bei der Erfüllung unserer datenschutzrechtlichen Pflichten werden wir von unserer Datenschutzbeauftragten unterstützt. Die Kontaktdaten unserer Datenschutzbeauftragten lauten:

datenschutz nord GmbH
Standort Hamburg
echslingspforte 2
22087 Hamburg
E-Mail: office@datenschutz-nord.de