Datenschutzhinweise zu Zoom

Datenschutzhinweise nach Art. 13 ff. DSGVO

1. Verantwortlicher

Für die Erhebung und Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten in Zusammenhang mit der Nutzung des Tools „Zoom“ ist die Books on Demand GmbH, Tel.: +49 (0)40 – 53 43 35-0, datenschutz@bod.ch verantwortlich.

2. Beschreibung der Datenverarbeitung, Zwecke und Datenarten

Zur Durchführung von Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und Webinaren (nachfolgend: „Online-Meetings“) nutzen wir das Tool „Zoom“. Je nach Art und Umfang der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Arten von Daten erhoben bzw. verarbeitet.

Hierzu gehören insbesondere:

Angaben zu deiner Person (z. B. Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, ggf. Profilbild)
Meeting-Metadaten (z. B. Datum, Uhrzeit und Dauer der Kommunikation, Name des Meetings, Teilnehmer-IP-Adresse)
Geräte-/Hardwaredaten (z. B. IP-Adressen, MAC-Adressen, Client-Version)
Text-, Audio- und Videodaten (z. B. Chatverläufe, Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen)
Verbindungsdaten (z. B. Rufnummern, Ländernamen, Start- und Endzeiten, IP-Adressen)

Nachfolgend möchten wir dich näher über den Umfang der Datenverarbeitung informieren.

Erforderliche Daten und Funktionen

Nimmst du als interner oder externer Teilnehmer an einem Online-Meeting teil, erhältst du vom Host einen Zugangslink. Bei der Anmeldung zum Online-Meeting musst du sodann deinen Namen und ggf. deine E-Maildresse angeben. Als Teilnehmer kannst du an Meetings direkt über den Browser teilnehmen, ohne den Zoom-Client zu installieren.

Daneben erhebt das Tool Benutzerdaten, die für die Bereitstellung sowie technische und betriebliche Unterstützung und Verbesserungen der zur Verfügung gestellten Dienste erforderlich sind. Hierzu gehören insbesondere technische Daten zu deinen Geräten, deinem Netzwerk und deiner Internetverbindung, wie z. B. IP-Adresse, MAC-Adresse, andere Geräte-IDs (UDID), Gerätetyp, Betriebssystemtyp und -version, Client-Version, Kameratyp, Mikrofon oder Lautsprecher, Art der Verbindung.

Freiwillige Angaben und Funktionen

Weitere Angaben zu deiner Person kannst du machen, musst du aber nicht. Zudem steht es dir frei, während des Online-Meetings die Chat-, Frage- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Auch deine Kamera und dein Mikrofon kannst du selbst ein-, ab- bzw. stummzuschalten.

Wenn du die Chat-, Frage- oder Umfragefunktion nutzt, werden die von dir gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Wenn du deine Kamera oder dein Mikrofon einschaltest, werden für die Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon deines Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Bei Beginn von Online-Meetings ist deine Kamera und dein Mikrofon standardmässig ausgeschaltet.

Beachte bitte, dass sämtliche Informationen, die du oder andere während eines Online-Meetings hochladen, bereitstellen oder erstellen, zumindest für die Dauer des Meetings verarbeitet werden. Hierzu gehören insbesondere Chat-/ Sofortnachrichten, Dateien, Whiteboards und andere Informationen, die während der Nutzung des Dienstes geteilt werden.

Sonstige Funktionen

Sofern dies für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, können Chatinhalte protokolliert werden. Dies betrifft jedoch nur „öffentlichen“ Chats und die direkt an die Hosts gerichteten Nachrichten. Inhalte privater Chats werden nicht protokolliert.

Sofern wir Online-Meetings aufzeichnen möchten, werden wir dir dies im Vorfeld mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Sofern eine Aufzeichnung stattfindet, werden die Teilnehmer des Online-Meetings systemseitig sowohl per Video als auch per Audio hierüber informiert.

„Zoom“ verfügt über die Möglichkeit einer softwareseitigen „Aufmerksamkeitsüberwachung“ („Aufmerksamkeitstracking“). Diese wird von uns jedoch nicht genutzt und wurde daher deaktiviert.

Weitere Informationen zur Verarbeitung deiner Daten bei Nutzung von „Zoom“, eine detaillierte Auflistung der durch „Zoom“ erhobenen und verarbeiteten Daten sowie die „Zoom“-Datenschutzhinweise findest du unter: https://zoom.us/de-de/privacy.html

3. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO bzw. Art. 88 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG, sofern und soweit die Durchführung von Online-Meetings für die Zwecke der Erfüllung des Arbeitsvertrags bzw. des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.

Wenn du als externer Teilnehmer an einem Online-Meeting teilnimmst, erfolgt die Verarbeitung deiner Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, sofern deine Teilnahme am Online-Meeting zur Erfüllung eines mit dir geschlossenen Vertrags erforderlich ist. Entsprechendes gilt, wenn die Durchführung des Online-Meetings zur Durchführung vorvertraglicher Massnahmen erforderlich ist, die auf deiner Anfrage erfolgen.

Sofern die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ weder für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses noch zur Erfüllung eines mit dir geschlossenen Vertrags bzw. zur Durchführung vorvertraglicher Massnahmen erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Daten von Ansprechpartnern für ein Unternehmen oder eine Organisation verarbeiten wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht hierbei in der Aufrechterhaltung von ortsunabhängiger Kommunikation, der Pflege geschäftlicher Kontakte und der Erbringung geschuldeter Leistungen.

Sofern du bei der Nutzung des Tools darüber hinaus freiwillig Angaben zu deiner Person machst oder freiwillig nicht zwingend erforderliche Funktionen nutzt, erfolgt die damit einhergehende Datenverarbeitung auf Grundlage deiner widerrufbaren Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a, 7 DSGVO gegebenen-falls i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG. Deine Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Bitte beachte, dass Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, davon nicht betroffen sind.

4. Weitergabe deiner Daten

Wir übermitteln deine Daten grundsätzlich nicht an Dritte. Eine Weitergabe erfolgt nur, sofern die Daten gerade zur Weitergabe bestimmt sind, du vorher ausdrücklich in die Übermittlung eingewilligt hast oder wir aufgrund gesetzlicher Vorschriften hierzu verpflichtet bzw. berechtigt sind. Beachte bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Bei der Verarbeitung deiner Daten unterstützt uns die Zoom Video Communications Inc. als externer Dienstleister und Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO. Als Auftragsverarbeiter verarbeitet Zoom Video Communications Inc. deine Daten streng weisungsgebunden und auf Grundlage eines gesondert geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrages. Die Datenverarbeitung kann dabei auch ausserhalb der EU bzw. des EWR stattfinden. Im Hinblick auf diese Datentransfers ist ein angemessenes Datenschutzniveau durch den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission für die USA (EU-U.S. Data Privacy Framework) gemäss Art. 45 DSGVO gewährleistet, unter dem der die Zoom Video Communications, Inc. zertifiziert ist. Ferner bestehen auch EU-Standarddatenschutzklauseln mit dem Anbieter.

5. Löschung deiner Daten

Wir verarbeiten deine Daten grundsätzlich nur solange, wie sie für die Zwecke, für die sie erhoben worden sind, erforderlich sind. Daher werden deine Daten nach 30 Tagen gelöscht, es sei denn die Verarbeitung bzw. Speicherung deiner Daten ist zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

6. Deine Rechte als betroffene Person

Du hast gemäss Art. 15 DSGVO das Recht auf Auskunft seitens des Verantwortlichen über die dich betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung unrichtiger Daten gemäss Art. 16 DSGVO oder auf Löschung, sofern einer der in Art. 17 DSGVO genannten Gründe vorliegt, z.B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden. Du hast zudem das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, wenn eine der in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen vorliegt und in den Fällen des Art. 20 DSGVO das Recht auf Datenübertragbarkeit. In Fällen, in denen wir deine personenbezogenen Daten auf der Rechtsgrundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, hast du zudem das Recht, aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einzulegen. Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen nachweisbar zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die gegenüber deinen Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Deine Datenschutzrechte kannst du hier geltend machen: datenschutz@bod.ch

Du hast zudem das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn du der Ansicht bist, dass die Verarbeitung der dich betreffenden Daten gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen verstösst. Das Beschwerderecht kann insbesondere bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat des Aufenthaltsorts der betroffenen Person oder des Orts des mutmasslichen Verstosses geltend gemacht werden.

7. Unsere Datenschutzbeauftragte

Bei der Erfüllung unserer datenschutzrechtlichen Pflichten werden wir von unserer Datenschutzbeauftragten unterstützt. Die Kontaktdaten unserer Datenschutzbeauftragten lauten:

datenschutz nord GmbH
Standort Hamburg
Sechslingspforte 2
22087 Hamburg
E-Mail: office@datenschutz-nord.de